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[转]学位论文Word文档排版心得与技巧  

2009-12-13 13:05:40|  分类: 电脑技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 一、版面规划:

当我们要作一篇毕业设计时,要先对版面进行规划,比如页边距留多少,在上面装订还是在左侧装订等,下面把版面规划要用的操作一一说明:

1、设置页边距和装订线:

新建一个Word文档,选择菜单“文件”--“页面设置”,在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡,在“纸张大小”属性中选择“A4”,选择“页边距” 选项卡,在“上”、“下”、“左”、“右”四个边距属性中,分别调整为2厘米,并选择“装订线位置”为“左”,“装订线”设置为1.5厘米,“方向”设为纵向。

注:如果使用双面打印,建议把“页码范围”设置为“对称页边距”。

2、设置文档网格:

日常我们可以不作这个设置,但是毕业论文大都是老教授们审阅,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,所以我们要调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法,其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰,另外也显得我们写得内容多。

在“页面设置”属性页上选择“文档网格”选项卡,在“网格”属性中选择“指定行和字符网格”,并为“字符”设为每行“40”,为“行”设为每页“40”。

另:可以通过“文字排列”中的“栏数”来设置分栏。

注:不要设得过于稀疏,以免被认为在投机。

二、正文编辑:

作完版面规划,接着就是录入内容和编辑了,强烈建议大家用“样式”来对正文的内容修饰,而不是我们常用的,用字体、字号、行距、缩进等操作一点点来完成。在编辑时,建议大家一边录入,一边编辑,而不是所有内容都录入完成以后再作编辑,这样很容易漏掉一些重点内容没有编辑。下面一起看一下“样式”的使用:

1、使用“样式和格式”对文档进行编辑:

A、了解样式:

选择菜单“格式”--“样式和格式”,这时在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格。在其中即可设置或应用格式或样式。

其中,“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

“标题 1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图3所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式,如果标题的级别比较多,可在“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。

2、规划样式:

现在,我们来规划一下毕业论文中可能用到的样式。

对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。

文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

规划结束之后,即可录入文字了。

3、应用样式:

首先,录入文章第一部分的大标题。保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择“格式”--“样式和格式”命令,在任务窗格中单击“标题1”样式,即可快速设置好此标题的格式。

用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。

4、定义样式的快捷键:

在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,单击“修改”命令。在“修改样式”对话框上单击“格式”按钮,选择“快捷键”,显示“自定义键盘”对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如“Ctrl+1”,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击“指定”按钮,快捷键即可生效。

用同样的方法为其他样式指定快捷键,现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。

5、修改样式和设置新样式:

当我们在编辑时,对Word自带的样式不能满意时,我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式。

A、修改样式:

将鼠标移动到要修改的样式“标题1”上,选择右侧下拉菜单中的“修改”,在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”,会出现一个下拉菜单,上边有8个属性设置,分别是“字体”、“段落”、“制表位”等。点选“字体”设置,会打开“字体”属性设置页,我们把“字体”设为隶书,“颜色”设为红色,确定,退出。这时,“标题1”变为红色隶书,其它设置不变。

此时,你会发现当我们对“标题1”样式进行修改后,所有使用此样式的内容也随之变为了红色隶书的新样式,是不是很方便。但是我们想更方便一些,那你就再打开“修改”,勾选上“自动更新”,那么我们只要对正文任一使用了“标题1”样式的内容进行修改,而不必再打开样式进行修改,那么使用同一样式的内容也就随之改变了。

B、定义新样式:

在“样式和格式”的任务窗格上选择“新样式”,会出现“新建样式”的对话框,内容和“修改样式”基本一样,在“名称”中我们输入“毕业论文”(可以自己随便起个名称),在“样式类型”中选择“ 段落”,在“样式基于”中选择“标题1”,这样我们只要改自己所喜欢的属性就可以了,其余的都按“标题1”的样式,在“后续段落样式”中选择“标题2”,这样设置后,在使用了“毕业论文”样式内容后面的内容将直接套用“标题2”的样式,会很方便录入和编辑。

通过“格式”属性的设置来简单设置此样式,也可利用“格式”下拉菜单中的8类属性页进行细化,最后通过“格式”属性下方的样式的详细说明来对此样式有一个全面了解,确认无误后,勾选“添加到模板”并确定。这样新建的样式就出现在样式列表中供我们使用了!

6、正文编辑时的注意事项:

这里要建议大家在作文档时,能用属性控制的,一定不要手动去调整,比如首行缩进2个字符,就不能用空格去控制。下面还有几点要强调:

A、分页符和分节符的使用:

在作毕业论文时,封面和正文是要分成两页的,很多人会用回车把正文顶到第二页,这样以后修改会比较麻烦,容易出问题。正确作法是在封面内容后插入“分页符”或“分节符”。

选择菜单上的“插入”--“分隔符”,在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。

两者都能实现分页的效果,只不过用“分节符”会多一个分节的功能,如果文档中有特殊的页需要纸张方向为“横向”,那么利用分节符会很方便,另外分节符在其它方面也有很多应用,不再赘述!

B、不要过多的新建样式:

Word中提供了很多种样式,可以打开“样式和格式”的任务窗格上的“显示”--“所有样式”来查看。如有特殊需要,可以修改某种样式,不建议用户自己新建。因为在Word提供的样式中,大都有“大纲级别”的设置,可以在很多关联功能中使用,比如目录。

7、正文编辑中的其它操作:

A、公式编辑器的使用:

默认情况下,公式编辑器是没有安装的。打开菜单“工具”--“自定义”,选择“命令”选项卡,在“类别”中选择“插入”,在“命令”中选择“公式编辑器”,将“公式编辑器”的图标拖曳到上方工具栏中。双击“公式编辑器”,系统提示此功能尚未安装,选“是”开始安装(会用到office安装盘或安装文件)。

安装完毕后,会自动弹出公式编辑器及一个输入框,在公式编辑器工具栏上选取符号或是模板,在输入框里输入相应的数字,完成后,按ESC结束。

B、表格的插入及使用:

在毕业论文中难免要加入一些表格,插入表格方式有两种。

一是用“表格”菜单下的“绘制表格”,这样可以使用表格绘制工具直观有效的作出表格来。

另一种是通过菜单“表格”--“插入”--“表格”,来快速作出一个归整的表格来。

两种方法结合使用,可以把表格作的更复杂,更合理。

构建好表格以后,使用“表格”菜单下的“表格自动套用格式”来快速、专业的完成对格式的修饰。

三、整理目录:

当内容全部编辑完成以后,我们需要为论文生成一个目录,这样可以让审阅的老师一目了然,知道你写的内容是什么!

1、生成目录:

选择菜单“插入”--“引用”--“索引和目录”,选择“目录”选项卡,在“常规”中将“格式”设为“正式”,将“显示级别”设为“3”,并确定,这样一个样式精美的目录就插入到了文档中。

2、修改和更新目录:

A、当我们对当前目录不是很满意,想要调整“显示级别”为“2”,并将“格式”设为“来自模板”时,还是要打开“索引和目录”中的“目录”选项卡,并将属性调整,然后“确定”,此时会出现“是否替换所选目录”的提示,选择“确定”,使新的属性生效。

B、当我们对文档的内容进行了调整,比如某些标题的页码变了,又或是添加了一些标题,此时我们就要更新目录。将光标定位到目录页,在目录上点右键,打开“更新域”,并在出现的“更新目录”窗口上选择“更新整个目录”,即可。

3、关联目录和正文:

默认情况下,目录生成好以后,我们就可以利用目录和正文的关联进行跟踪和跳转,但是此时要按住Ctrl再点目录,才能跳到对应的位置,不是很方便,下面讲两种方法可以方便实现跳转:

A、打开菜单“工具”--“选项”,并选择“编辑”选项卡,将其中的“用Ctrl+单击跟踪超链接”前的勾选去掉即可。

B、选择菜单“视图”--“文档结构图”,在编辑区的右侧会出现一个类似于网页中的导航栏的树形目录,我们可以任意选择要找的位置,而且很方便的在整个文档之中来回切换。

4、页眉、页脚:

虽然页眉、页脚不属于目录的范畴,但和目录一样,只有文档中应用了样式,才使得页眉、页脚的设置更灵活,更能发挥作用。

A、页眉:

因为封面和目录页是不需要页眉、页脚的,所以将光标定位在正文第一页,打开菜单“视图”--“页眉和页脚”,在页眉的位置输入本毕业论文的题目“计算机网络”就行了。

如果我们要求在不同页上显示当前页上的标题1的内容,可以将光标移动到正文第一页的页眉中,选择“插入”--“域”,在“域”属性页上将“域名”设为“StyleRef”,将“样式”设为“标题1”,确定。这样,每页正文的页眉将变成当前页上的标题1的内容。

B、页脚:

利用“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”,把光标移动到页脚上。选择菜单“插入”--“页码”,在“页码”属性页上设置“对齐格式”为“居中”,并在“页码格式”中选择一种数字格式。

C、去除页眉上的横线:

默认插入页眉后,在页眉中会有一条横线,有时会影响页眉的显示效果。可以用以下方法去除掉它。

选中页眉中的文字和段落标记,选择菜单“格式”--“边框和底纹”,选择“边框”选项卡,并将“设置”设为“无”,页眉上的横线就没有了!

最重要的:结构是第一位的,表现是第二位的。有了良好的结构,要长的好看很容易;反过来则很难。

尽量避免做dirty work。如果有什么事情你需要重复超过三次,想想Word能不能自动的完成它?

除非必要,尽量不要创造新的格式。能够用格式刷的时候就用格式刷。样式修改只在[样式和格式]任务窗格里面进行,尽量不要直接修改正文。从别的文章中复制过来的东西,尽量选择[编辑-选择性粘贴-无格式文本],不要把别的文章的格式带过来。

适当的采用分节,把正文和目录在逻辑上分开,便于区分设置。

章节编号采用自动多级编号,每一级都要关联到对应的标题样式(这样才会关联到对应的大纲级别,便于生成目录)。如果需要用“第一章/第一节/1.1.1”这样的编号,在第三级用[高级-正规形式编号]解决。

图编号和表编号用类似“图 1 -“这样的题注来解决,word本来可以自动插入章节号,但是我们的章节号是中文,就没有办法了,还好不太麻烦。

页眉部分插入域代码:styleREF "标题 1",就可以自动显示当前章节名称了。

复杂编辑用第三方软件。公式编辑用mathtype,图表比较复杂的可以用origin,化学式子用什么?

公式在格式更新之后上下不对齐的问题,在[段落-中文版式-文本对齐方式]里面有一个居中选项。

公式、公式编号的的对齐用标尺栏上的制表符来解决,暂时没有更好的办法。

参考文献用EndNote或者NoteExpress,后者上手比较快,并且对中文数据库支持比较好。

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